Si vous travaillez dans le freelance, vous savez sûrement que ce régime présente quelques spécificités. Parmi elles, il y a l’impossibilité de déduire les dépenses du chiffre d’affaires pour le compte de vos clients. Heureusement, il existe une solution pour cela : les frais de débours. Pour les facturer, voici un mode d’emploi.
Avoir un accord du client
Il faut que vous sachiez que pour toute dépense engagée au nom de votre client, il est nécessaire d’avoir un accord écrit par ce dernier. C’est pareil qu’avec les modalités de vos prestations et de vos missions en freelance. Cela pour dire qu’avec un contrat ou un accord écrit, vous serez protégé en cas de conflit.
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Donc, votre client a l’obligation de vous donner son accord sur l’achat et le budget alloué. En fait, c’est grâce à cet accord qu’il pourra rembourser la totalité des dépenses. Si vous avez parlé qu’un quelconque pourcentage, vous pouvez faire facilement le calcule en ayant plus d’informations ici.
Faire les dépenses au nom du client
Vu que c’est pour le compte de votre client, il serait normal que les achats effectués soient réalisés à son nom, dans le cadre de frais de débours. Bien évidemment, il serait impossible pour vous d’être remboursé si la facture est à votre nom, alors faites bien attention.
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Dans la facture d’achat, il est essentiel que les coordonnées complètes de votre client soient mentionnées. Et bien sûr, le montant doit bien correspondre à l’accord fixé avec ce dernier.
Conserver les pièces justificatives
La conservation des justificatifs d’achat réalisé au titre de frais de débours est très importante, comme :
- Les factures ;
- Les tickets de caisse ;
- Les récépissés de paiement.
En fait, ces justificatifs peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal par l’administration. Mais surtout pour justifier les dépenses engagées.
Reporter les frais de débours sur la facture
C’est la fin de votre mission freelance ? Alors, vous allez maintenant réaliser la facture de votre client.
Indiquez dans la facture les frais de débours avec les détails de chaque achat ainsi que les montants exacts. Puis, assurez-vous de joindre à votre facture les justificatifs cités dessus.